Aan de slag met privacy in de sportvereniging

01 februari 2018

Vanaf 25 mei 2018 geldt er nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).Deze regels gelden ook voor sportverenigingen. Dit artikel helpt clubs om aan de slag te gaan met de nieuwe wetgeving.

Sportbonden en NOC*NSF hebben de afgelopen periode verschillende mogelijkheden onderzocht om sportclubs te faciliteren en ondersteunen, om hen (nog beter) in staat te stellen om te voldoen aan wetten en regels rondom privacy. Via onderstaande artikelen word je aan de hand van verschillende aspecten geïnformeerd over de AVG en wat je als sportclub zou kunnen en/of moeten doen om te voldoen aan de wetgeving.

Artikelenreeks

Eerder verscheen al een artikel, waarin een groot aantal basisbegrippen met betrekking tot de AVG werden verklaard. De daarin aangekondigde vervolgartikelen vind je in dit artikel. Om te beginnen is er een artikel gewijd aan de uitleg van het 'verwerkingsregister'. Besproken wordt waarom je als club een dergelijk register moet bijhouden, welke gegevens erin moeten staan en er worden nuttige tips gegeven.

De volgende stap in het proces wordt nader uitgelegd in het artikel over informatiebeveiliging. Als club heb je de plicht om gegevens te beveiligen en in dit artikel lees je hoe je dat het beste kunt doen.

Een begrip, wat ook een belangrijke rol speelt in de AVG is de privacyverklaring. Daarover, en over het vragen van toestemming gaat het vierde artikel. En het laatste artikel gaat over marketing en online publicaties. Daarin wordt nader ingegaan op bijvoorbeeld het SPAM-verbod, de regels voor het delen van contactgegevens met bijvoorbeeld sponsoren en de regels voor social media gebruik.

De hierboven aangeduide artikelenreeks werd geschreven door juristen van CMS. Download ze en bespreek ze binnen het clubbestuur of binnen de projectgroep/werkgroep binnen je club.

Stappenplan AVG (Sport)

NOC*NSF en de deelnemende bonden willen graag sportclubs helpen bij het voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hiervoor hebben zij afspraken gemaakt met de Stichting AVG, die een stappenplan heeft ontwikkeld. Dit stappenplan neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interne procedures en contracten. Het stappenplan is aangepast voor de sport. Het ‘Stappenplan AVG voor sportclubs’ is een hulpmiddel om te voldoen aan de  AVG. Voor de volledige tekst van de AVG klik hier.

Toegang tot het stappenplan verloopt via de sportbonden. Inmiddels zijn er 27 sportbonden bij dit initiatief betrokken. Al de lidorganisaties van Gehandicaptensport Nederland hebben inmiddels een code ontvangen om gebruik te kunnen maken van het stappenplan. 

Het stappenplan biedt geen garantie dat na het doorlopen van de stappen jouw vereniging daadwerkelijk voldoet aan de AVG. NOC*NSF en de deelnemende bonden zijn dan ook op geen enkele manier aansprakelijk voor eventuele negatieve gevolgen die zouden kunnen ontstaan uit het volgen van het stappenplan.

Let op: Na het doorlopen van het stappenplan kun je een AVG-verklaring aanvragen bij Stichting AVG. Dit is een zelf-verklaring. Je verklaart hiermee zelf dat jouw vereniging het stappenplan heeft doorlopen en acties heeft ondernomen. Stichting AVG bekijkt alleen of het stappenplan is ingevuld. Zij doet geen inhoudelijk onderzoek of de stappen juist zijn gevolgd. Jouw vereniging is en blijft zelf verantwoordelijk om te (blijven) voldoen aan de AVG.

Bijeenkomsten

Naast het stappenplan worden er door Team Sportservice in de provincies Noord- en Zuid-Holland en Utrecht ook bijeenkomsten georganiseerd, waar sportverenigingen onder begeleiding het stappenplan kunnen volgen. Daarover lees je hier meer.

Ook door andere organisaties worden er bijeenkomsten georganiseerd. In Rotterdam wordt dit door Rotterdam Sportsupport gedaan, waarbij men geholpen kan worden door experts. Meer informatie hierover en het aanmelden hiervoor kun je hier vinden.  Daarnaast biedt Sport in Tilburg een bijeenkomst aan. Meer informatie hierover kun je hier vinden. 

Bron: sport.nl/voorclubs

Terug naar overzicht

Deel deze pagina